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Einfach gute Präsentationen! Mehr als PowerPoint & Co.

Präsentation, Vortrag Bild: paiphoto/photocase.de

Präsentation, Vortrag Bild: paiphoto/photocase.de

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Wer kennt das nicht? PowerPoint-Schlachten, vom Beamer abgelesene Texte, von Folien erstellte Handouts – gern auch mal „betreutes Lesen“ genannt. Dabei geht es auch ganz anders, wenn man sich an ein paar Grundregeln für gute Präsentationen hält. Und bereit ist zu lernen, Neues auszuprobieren. Und sehr viel zu üben! Wir haben einige Tipps für erfolgreiches Präsentieren vor Publikum.

Dabei geht es nicht darum, PowerPoint oder auch eine andere Präsentationssoftware wie Keynote zu verdammen. Schließlich bist du im Joballtag oft dazu verpflichtet, bereits gestaltete Vorlagen in PowerPoint zu verwenden. Das ist im Sinne eines Corporate Designs und einer unternehmensweiten Bildsprache auch sinnvoll. Oftmals hast du ja die Möglichkeit, ergänzend zu den Folien ein Flipchart, eine Metaplanwand oder auch andere Elemente mit einzusetzen.

In diesem Beitrag geht es darum, ein paar Grundregeln guter Vorträge anzuwenden und deine Vorträge oder Präsentation trotz PowerPoint lebendig und anschaulich für dein Publikum zu gestalten.

5 Tipps für gute Präsentationen in Kürze:

  1. Fange rechtzeitig mit der Vorbereitung an. Dabei muss der Vortrag zu Beginn alles andere als perfekt sein. Es geht allein ums Anfangen.
  2. Lass dich nur auf Themen ein, die du inhaltlich auch ausfüllen kannst und bei denen du über solides Grundwissen verfügst.
  3. Überlege dir eine Dramaturgie für deinen Vortrag, baue Spannungsmomente ein, visualisiere Inhalte, suche passende Bilder und feile an deinem Inhalt.
  4. Übe deinen Vortrag, deine Präsentation einige Tage vor dem Termin mehrmals. Das hat zwei Effekte: Du wirst sicherer und merkst zudem, wo der Inhalt oder Text auf deiner Folie noch nicht stimmig ist.
  5. In mehreren Korrekturschleifen von Üben, Ändern, Üben, Ändern reift dein Vortrag allmählich zu einem guten und irgendwann zu einem sehr guten Vortrag heran.

Die Vorbereitung für deine Präsentation – der Titel

Sobald du dich bereit erklärt hast, eine Präsentation oder einen Vortrag zu halten, wird man dich bitten, einen Titel mit einer kurzen Erläuterung zu schicken. Überlege sorgfältig, welchen Titel du wählst. Meistens hilft es, einen reißerischen, aufrüttelnden Titel zu nehmen, der dann näher erläutert wird.

Zum Beispiel:

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Probiere einfach mal verschiedene Entwürfe aus und lasse diese in dir wirken. Meist merkst du dann schon, ob der Titel so stimmig ist oder noch einmal überarbeitet werden sollte. Du kannst dir natürlich auch Feedback einholen und dein Auftraggeber hat manchmal auch ein Wörtchen mitzureden.

Tipp: Lieber mutig als zu zaghaft! Auch ein trockenes Thema kann durch einen guten Titel beworben werden. Auch Mitarbeiter, die auf Jobmessen die Besucher durch Karrierevorträge für ihr Unternehmen begeistern möchten, sollten sich das zu Herzen nehmen. So erreichst du mit deinem Wissen mehr Zuhörer!

Die Vorbereitung für deine Präsentation – Informationen einholen

Bei der Vorbereitung für deine Präsentation sammelst du erst einmal:

  • Zielgruppe: Wer sind meine Zuhörer? Haben diese Ahnung von meinem Thema? Vor wie vielen Zuhörern werde ich sprechen?
  • Zeit: Wie viel Zeit steht mir zur Verfügung? Soll es eine Fragerunde zum Abschluss geben oder gibt es zwischendrin die Möglichkeit, Fragen zu stellen? Brauchst du also einen Puffer von zirka zehn bis 15 Prozent für die Zuschauerbeteiligung?
  • Technik/Ort: Wie ist der Ort, welche technischen Möglichkeiten gibt es? Vor allem auch: Gibt es einen Ansprechpartner für die Technik vor Ort? Benötige ich einen eigenen Rechner, Adapter? Wie ist die Akustik? Werde ich mit Mikrofon oder Headset arbeiten oder ohne akustische Verstärkung sprechen (müssen)?

Die Vorbereitung für deine Präsentation – Der Aufbau

Für den Aufbau deiner Präsentation brauchst du Ruhe. Arbeite zunächst ohne Technik. Schreibe Inhalte auf Post-Its und sammle diese erst einmal ungeordnet. Dann machst du dich an die Dramaturgie.

  • Du kannst zum Beispiel die Lösung eines Problems an den Anfang setzen und dann erläutern, wie du dazu gekommen sind: „Die Klimakatastrophe – wir haben sie gelöst!“ Niemand wird ernsthaft davon ausgehen, dass du wirklich DIE Lösung gefunden hast. Aber man wird doch neugierig sein, was du zu dem Thema zu sagen hast. (Zu sehr darfst du deine Zuschauer allerdings nicht enttäuschen, es sollte wirklich ein gutes Produkt gezeigt werden!).
  • Oder du erzeugst einen Spannungsbogen, in dem du erst deine Probleme schilderst. Und dann ganz zum Schluss die Lösung präsentierst:
    „Der Gender Pay Gap beträgt über 20 Prozent. Auch Frauen und Männer in Führungspositionen werden unterschiedlich bezahlte […] Für die sozialen Sicherungssysteme in Deutschland wird das zu enormen Herausforderungen führen. Und zwar, weil […] Wir haben einen Lösung gefunden, die so verblüffend einfach ist, dass man es kaum glauben kann: [Pause] Lösung!“
  • Beziehe deine Zuhörer durch Fragen direkt mit ein: Bei einem Vortrag zum Thema „Netzwerken“ kann man zum Beispiel fragen: „Wer von Ihnen versteht sich als ‚Netzwerker‘?“ Wenn jetzt nur wenige aufzeigen (Schüler, Studierende), frag einfach weiter: „Wer spielt denn Fußball, geht reiten oder ist in einem Karnevalsverein?“ Wahrscheinlich gehen jetzt sehr viele Hände nach oben. „Also sind Sie alle bereits ‚Netzwerker‘! Ich erkläre Ihnen, warum!“
  • Überlege dir einzelne Übungen, bei denen du deine Zuhörer beteiligst. Das funktioniert zum Beispiel sehr gut, wenn du zum Thema Körpersprache vorträgst: Bitte einfach jemanden auf die Bühne und demonstriere effektvoll Auswirkungen nonverbaler Kommunikation.
  • Überlege dir eine Kommunikationsstrategie! Was genau willst du mit deiner Präsentation erreichen? Ein neues Projekt durchsetzen? Dann solltest du dich bereits vorab der Unterstützung von Kollegen aus dem Office versichern. Den Fortgang eines Projekts beschreiben, Meilensteine aufzeigen, Lösungen aufzeigen und Probleme benennen? Auch hier holst du dir bereits vorab Feedback von beteiligten Personen.Tipp: Dem besonders kritischen Kollegen, der immer ein Haar in der Suppe findet, gibst du deine Präsentation am besten vorab zur Korrektur. Dann kann er nicht mehr in der Sitzung gegen dich arbeiten!

Die Elemente deiner Präsentation – Folien, Flipchart, Metaplanwand und mehr!

PowerPoint/Keynote: Je nachdem, ob du dich nach den Vorgaben deines Unternehmens richten musst, hast du natürlich mehr oder weniger Freiheiten. Unabhängig davon gilt aber:

  • Reduce to the max: Wenn du deine Folien entwirfst, kannst du gern mit ganz viel Text auf den Folien starten – wenn du dich dann von zirka 90 Prozent davon wieder verabschiedest! Nimm dir einfach deine Folien immer wieder vor und kürze, streiche, kürze! Meistens reichen Stichworte – du bist ja mit dabei, um alles zu erläutern.
  • Bilder, Zeichnungen, Symbole: Menschen mögen Bilder und können sich diese auch meist gut merken. Suche daher nach aussagekräftigen Bildern. Achte bitte darauf, dass du die Nutzungsrechte für diese Inhalte erwirbst bzw. die Verwendung klärst.
  • Grafiken: Auch hier gilt: Ein Bild sagt mehr als tausend Worte – aber nur wenn man es auch gut erkennen kann. Bereite deine Grafiken leserfreundlich auf.
  • Handout: Deine Folien sind für die Präsentation. Deine Zuschauer erhalten hinterher eine Zusammenfassung, die ausführlicher ist als diese. Hier kannst du auch Literaturangaben, Links etc. einbinden.
  • Schriften: Unabhängig, welche Schrift du wählst, achte darauf, dass diese gut lesbar sind. Auch die Größe spielt eine wichtige Rolle sowie die Abstimmung der einzelnen Elemente aufeinander.
  • Effekte: Binde Effekte wie Verblassen, Einfliegen, Würfel etc. nicht um ihrer selbst willen ein. Jeder Effekt sollte einen Zweck erfüllen und innerhalb einer Präsentation kongruent sein.

Prezi: Die Präsentationssoftware Prezi bekommt hier einen eigenen Punkt, weil sie sich im Ansatz und in der Benutzung doch um einiges von PowerPoint und Keynote unterscheidet.

  • Bei einer Präsentation mit Prezi hat man oft den Eindruck, also würde man durch die einzelnen Punkte „fliegen“. Tatsächlich bekommt man zu Beginn ein Bild, bei dem meist eine Aufsicht auf die einzelnen Punkte zu sehen ist, die sich dann im Laufe der Präsentation ergänzen und genauer erläutert werden. Hier einmal ein Beispiel:
  • Die Erstellung einer Prezi-Präsentation ist ziemlich einfach und vieles erschließt sich automatisch. Für den Anfang kann man auch sehr gut mit den vorgeschlagenen Templates, zum Beispiel diesem hier für den Bereich Sales & Marketing, arbeiten.
  • Die vielen Möglichkeiten können einen dazu verführen, das eigentliche Ziel aus den Augen zu verlieren. Achte also immer wieder darauf, dass es bei deinem Thema nicht um möglichst viele bunte Bilder geht.
  • Prezi ist eine webbasierte Software und für den Start reicht auch ein Enjoy-Account. Auch hier kannst du bereits einstellen, wer deine Prezi sehen darf. Mehr Möglichkeiten bieten natürlich ein Pro-Account oder eine Account für Teams. Zu den verschiedenen Accounts findest du hier die entsprechenden Informationen. Schüler, Studierende und Lehrende erhalten besondere Konditionen.

Flipchart: Ein Flipchart lässt sich sehr vielfältig einsetzen. So kannst du deine Folien bereits vorbereiten und in der Veranstaltung zeigen. Oder du nutzt diesen, um „live“ auf bestimmte Punkte hinzuweisen. Hier ein paar wichtige Tipps:

  • Drehe das Papier um, so dass man keine Kästchen sieht. Für dich als Zeichner bleiben diese weiterhin zu sehen;-)
  • Zeichne einen Rahmen. Das sorgt für einen Kontrast zum meisten weißen Metall des Flipcharts.
  • Besorge dir gute Stifte. Deine Stifte sollten prallvoll mit Tinte sein. So richtig PRALLVOLL! Trainer schwören meist auf Neuland-Stifte, die allerdings wesentlich teurer als andere sind. Ehrlich gesagt, diese Investition lohnt sich.
  • Weniger ist mehr! Auch hier brauchst du auf dem Papier nur sehr wenig Inhalt. Meist reichen einzelne Zahlen oder ein Symbol.

Metaplanwand/Pinboard: Auch eine Metaplanwand oder ein Pinboard kann eine sehr gute Ergänzung sein oder auch einzeln bei einer Präsentation genutzt werden. Üblicher ist allerdings der Einsatz bei Workshops oder Trainings. Hier nur ein paar einfache Tipps für den Einsatz:

  • Sorge für ausreichend Nadeln.
  • Teste einmal, wie leicht oder schwer sich die Nadeln in das Board bekommen lassen.
  • Paketpapier sorgt für mehr Ruhe anstatt des aufdringlichen Blaus, das man normalerweise findet.
  • Stelle das Boards, die Boards an den Platz, den dem du sie haben willst. Während einer Veranstaltung ist es doch meist recht unhandlich.

Links und Buchtipps:

  1. Gute Zusammenfassung, vor allem die Titel – den mit der Blutbank Konzern fand ich am Besten! Danke. Ich würde gerne noch mehr über Prezi erfahren – mag aber auch den Impuls, so viel freie, direkte Rede zu den Zuhörer/innen wie möglich und nur so viel Technik als Unterstützung wie nötig. Weniger ist (manchmal) mehr.

  2. Hallo Frau Blindert,

    Danke für die ausführliche Zusammenstellung! In meinen Augen ist es am allerwichtigsten, die Kernbotschaft vorher klar herausgearbeitet zu haben. Am zweitwichtigsten, die passende Handlungsaufforderung zum Schluss. Und dann pro Folie eine klare Kernaussage. Der Rest ist Kunst ;).

    Viele Grüße
    Andreas

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