Voller Elan in den Arbeitstag starten, einen Überblick über die zu erledigenden Aufgaben haben und diese effektiv abarbeiten – so sieht ein effizient organisierter Arbeitstag aus. Entrepreneure und Gründer, aber auch Unternehmer, die schon lange selbständig sind, plagt die Zeitnot. Tage scheinen zu wenige Stunden zu haben und der Aufgabenberg wächst unaufhörlich an.

Es stimmt schon, dass gerade in der Gründungs- und Wachstumsphase eine wahre Aufgabenflut auf Unternehmer zukommt. Das erfordert einen kühlen Kopf und eine gute Planung. Denn Zeitdruck entsteht, wenn einfach in den Tag hinein gearbeitet wird.
Dieser Beitrag liefert 3 effektive Tipps, die den Arbeitstag stressfreier werden lassen.

Tipp 1: Schreibtisch und Arbeitsplatz organisieren

In digitalen Zeiten ist das Arbeiten an einem festen Schreibtisch nicht immer an der Tagesordnung. Deshalb finden sich in Tipp 1 Hinweise für Schreibtische und für die Digitalnomaden unter uns, die ihren Arbeitsplatz immer bei sich tragen.

Ordnung auf dem Schreibtisch

Ein geflügeltes Wort lautet: Der Zustand des Schreibtischs gibt Auskunft über den Zustand des Geistes, der an ihm arbeitet. Umgekehrt betrachtet bedeutet das auch: Ist ein Schreibtisch aufgeräumt, sind die Gedanken geordnet. Natürlich bestätigen Ausnahmen die Regel, doch ein Fünkchen Wahrheit steckt darin.

Es ist ratsam, Ordnung auf dem Schreibtisch zu halten. Dazu ist gar nicht viel nötig. Die Standardausstattung für eine gute Organisation besteht aus wenigen Dingen:

  • Drei stapelbare Ablagekörbe (1. Fach: noch zu bearbeiten, 2. Fach: fertig zur Ablage, 3. Fach: dauerhaft genutzte Infos und Dokumente)
  • Stiftbox
  • Locher
  • Telefon/Ladestation für das Handy

Am Schreibtisch sollte ein Schubladenschrank stehen, der die Dinge enthält, die gelegentlich zum Einsatz kommen. Die Utensilien, die täglich gebraucht werden, sollten dabei oben liegen, alles andere nach Nutzungshäufigkeit weiter unten.

In den oberen beiden Schubladen gehört dieser Bürobedarf:

  • Schere
  • Büroklammern
  • Klebestift
  • Haftnotizen
  • Textmarker
  • Tacker
  • Stempel (Datumsstempel, Firmenstempel, Buchungsstempel etc.)
  • Blöcke
  • Trennblätter und andere Organisationsmaterialien für Aktenordner etc.
  • Tesafilm

Ordnung in Rucksack und Aktentasche

Wer neben dem Schreibtischjob außerdem gelegentlich unterwegs ist, sollte von den wichtigsten Büromaterialien gleich die reisetaugliche Version anschaffen. Textmarker und Blöcke gibt es in kleinen Formaten, Stempel mit integriertem Stempelkissen. Eine Auswahl unterschiedlicher Stempel liefert stempelfactory.de. So lässt sich zu jedem Zweck ein kleiner Stempel verwenden, der auch individuell hergestellt werden kann.

Ein Blick auf die Statistik (Quelle: statista.de) zeigt: Insgesamt 91 Prozent der Beschäftigten nutzen ihren PC für die Kommunikation, 90 Prozent der freiberuflich, wissenschaftlich und technisch arbeitenden Selbständigen ist ebenfalls auf den PC angewiesen. Mobile Unternehmer und Mitarbeiter sollten immer einen Ersatz-Akku für Handy und Laptop dabei haben oder über eine Powerbank verfügen.

Ordnung auf allen Geräten. Bild: pixabay.com/FirmBee (CCO Public Domain)

Ordnung auf allen Geräten. Bild: pixabay.com/FirmBee (CCO Public Domain)

Es gibt auch Taschen, die integrierte Solarzellen mit USB-Schnittstellen oder Klinkenbuchsen aufweisen. Grundsätzlich sollten sich Unternehmer sich zunehmend auf das papierlose Büro einstellen. Je mehr online beziehungsweise digital organisiert ist, desto weniger Papier müssen sie mitnehmen und verwalten.

Tipp 2: Prioritäten setzen und akute Stresssituationen in den Griff bekommen

Effektiv und bewährt ist die ABC-Methode. Damit lassen sich viele kleine und große Aufgaben intelligent organisieren. Die Anwendung ist kinderleicht, der Effekt groß. Gerade in akuten Stresssituationen, die zum Beispiel wegen der unüberschaubaren Flut von E-Mails eintreten, wird die ABC-Methode bereits bei der ersten Anwendung spürbare Erfolge bringen. Sie lässt sich auf dem Papier, im Smartphone oder am PC anwenden. Und so funktioniert sie:

  1. Zuerst werden alle Aufgaben aufgeschrieben. Jede Aufgabe bekommt eine eigene Zeile, jede Zeile hat vier Spalten.
  2. Die erste Spalte bleibt frei für später.
  3. In der zweiten Spalte wird die Aufgabe eingetragen.
  4. In der dritten Spalte wird der Zieltermin notiert.
  5. In der vierten Spalte steht der Status quo.

Ist jede Aufgabe gemäß der vier Spalten aufgeteilt, werden in die erste Spalte Prioritäten anhand der Buchstaben A,B und C eingetragen.

  •  A bedeutet höchste Priorität
  • B heißt wichtig, aber deligierbar
  • C heißt nachrangig, Routinearbeit

Hauptaugenmerk liegt auf den A-Aufgaben. Diese haben erste Priorität und kennzeichnen sich durch folgende Punkte:

  • Sie lassen sich nicht delegieren.
  • Sie tragen erheblich dazu bei, ein Ziel zu erreichen.
  • Ist die A-Aufgabe bearbeitet, wird die Abarbeitung anderer Aufgaben viel schneller, effizienter und einfacher möglich.
  • Wird eine A-Aufgabe nicht bearbeitet, drohen negative Auswirkungen, zum Beispiel, dass ein Auftrag verloren geht, Zahlungsschwierigkeiten auftreten oder eine Geldstrafe droht.

Sind alle Aufgaben priorisiert, kann die Arbeit beginnen. Dabei hilft es, sich an die bewährte 60-20-20-Quote zu halten. Das bedeutet, dass der Tag zu 60 Prozent mit A-Aufgaben und zu jeweils 20 Prozent mit B- und C-Aufgaben gefüllt sein sollte. Diese Quote hat sich als effizient und zielführend bewährt. Weitere effektive Zeitmanagementtipps liefert die Uni Bielefeld.

Tipp 3: Outsourcing – wer macht es besser und günstiger?

Outsourcing ist nicht nur etwas für große Unternehmen. Gerade kleine Unternehmen sollten sich mit dem Thema auseinandersetzen. Eine klassische Aufgabe, die sich ideal zum Outsourcen eignet, ist der Telefonservice.
Jedes Unternehmen sollte zu normalen Bürozeiten erreichbar sein. Wer sich jedoch mit Kunden trifft, kann nicht gleichzeitig ans Telefon gehen. Das Problem ist, dass dadurch ein wichtiger Auftrag verloren gehen könnte. Beauftragt man einen professionellen Sekretariatsdienstleister, löst sich diese Frage.

Es gibt Dienstleister, die lediglich nach tatsächlich entgegen genommenen Anrufen abrechnen, so dass die Kosten im überschaubar bleiben. Der Sekretariatsdienst mit Schwerpunkt Telefon funktioniert so:

Der Unternehmer leitet eingehende Anrufe auf das Sekretariat um. Dieses meldet sich in seinem Namen und nimmt das Anliegen auf. Über die entgegen genommene Nachricht erhält der Unternehmer eine E-Mail mit Kontaktdaten des Anrufers.

Langfristig sparen externe Dienstleister Zeit und Geld. Denn mit dem professionellen Service-on-demand wird es überflüssig, eine feste Kraft anzustellen, die dauerhafte Lohnkosten verursacht. Im Kern zeigt der Sekretariatsservice, wie sich eine effiziente Unternehmensgestaltung realisieren lässt. Weitere Teilbereiche lassen sich nach demselben Prinzip auslagern:

  • Lager/Logistik
  • Marketing
  • Verkauf/Onlineshop
  • Buchhaltung

Unternehmer, die Teilaufgaben outsourcen, profitieren von einem enormen Zeitgewinn bei hoher Qualität der Dienstleistung – eine klassische Win-Win-Situation.