50, 100 oder mehr Mails? Wie viele sind es bei Ihnen? E-Mails, die jeden Tag in Ihrem Postfach landen. Und mal ehrlich: Welche davon sind wirklich wichtig und sollten beachtet werden? Ein einfach Rechenexempel zeigt die Absurdität: Wenn jede E-Mail nur 15 Sekunden unserer Aufmerksamkeit benötigt, sind das bei 100 E-Mails schon 25 Minuten.

25 Minuten also, die damit von unserer Lebenszeit abgehen und die wir mit dem Sortieren von Informationen verbringen, die wir streng genommen gar nicht benötigen. Meistens bleibt es ja nicht bei den 15 Sekunden. Wir widmen unsere Aufmerksamkeit kurzfristig nicht mehr der Aufgabe, an der wir gerade arbeiten, sondern lassen uns herausbringen und brauchen dann wieder wertvolle Zeit, um wieder reinzukommen.

E-Mails managen, aber wie?

Nun sind ja Kommunikation und Information sinnvoll und wichtig. Was können wir also machen, um unsere E-Mails besser zu organisieren?

Es gibt eine Reihe von technischen Lösungen, die uns das Leben erleichtern können:

  • Slack: Die Anwendung läuft auf allen wichtigen Geräten und hilft bei der Bürokommunikation, in dem sie interne Mails überflüssig macht. Alles wichtige wird statt in Mails in Slack besprochen. Mitarbeiter können Kanäle einrichten, in denen dann nur bestimmte Personen miteinander sprechen können.  Auch direkte Kommunikation ist möglich, ebenso wie die Integration von Diensten wie Twitter, Dropbox und Trello. Geeignet ist Slack für kleine bis mittlere Unternehmen. E-Mails managen wird für diese damit wesentlich leichter.
    Der Basis-Account ist kostenlos, der Standard liegt bei sechs Dollar pro Monat und Benutzer, ein Plus-Account schlägt mit 15 Dollar zu Buche. Nachteil: Die Kommunikation ist auf englisch und bezahlt werden kann nur mit Kreditkarte. Außerdem läuft die Kommunikation auf externen Servern, was bei einigen Unternehmen nicht unbedingt auf Gegenliebe treffen wird.
  • Verse: Für den Nachfolger von iNotes hat IBM bei der Konzeption Design Thinking konsequent eingesetzt: Das neue Produkt soll aus der Sicht von Anwendern und deren Bedürfnissen heraus entstanden sein. Herausgekommen ist ein Tool, mit dem sich die E-Mail-Flut bewältigen lassen soll. Noch befindet es sich in der Beta-Phase, erste Feedbacks sind positiv. Interessant ist vor allem die Analytics-Funktion. Damit erkennt das Programm automatisch, wie wichtig eine Nachricht für den Nutzer sein soll: Mail vom Chef? Hohe Prio! Chat-Nachricht vom Kollegen? Niedrige Prio! Geeignet ist es für Unternehmen jeder Größe, überzeugt durch eine gute Benutzeroberfläche und die Rückkehr zum Wesentlichen. Wenn man alle E-Mails konsequent mit Verse bearbeitet, lassen sich diese in Team-Blogs integrieren, Wiedervorlagen sowie To-dos erstellen und durch die sehr gute Suche Inhalte schnell wiederfinden.
  • Outlook/andere E-Mail-Programme: Auch die Klassiker Outlook oder Thunderbird helfen, mit E-Mails effizienter umzugehen. Hier lassen sich zum Beispiel Ordner nutzen, Regeln oder Filter erstellen.

E-Mails managen at its best: Inbox Zero!

Ein leeres Postfach? Das ist machbar. Allerdings muss man ein paar einfache Regeln sehr konsequent anwenden:

  • Aussortieren: Sie bekommen immer noch Newsletter und Benachrichtigungen, die regelmäßig Ihr Postfach füllen? Kündigen Sie Abonnements und lassen Sie sich aus Presseverteilern austragen. Für die Nachrichten, die Sie weiterhin regelmäßig erhalten möchten, richten Sie eine eigene E-Mail-Adresse ein (zum Beispiel: Neues.Zeug@karriereletter.de), die Sie dann gezielt abrufen, um sich auf dem neuesten Stand zu halten. Alle, die Sie dann immer noch nicht lesen, sollten Sie abbestellen. Die Erfahrung zeigt: Informationen, die einen wirklich interessieren, findet man bei Bedarf auch schnell.
  • Ordnen: Sie können Ihre E-Mails in Ordner einsortieren oder im Postfach belassen. Beides hat Vor- und Nachteile. Wenn Sie viele verschiedene Adressen verwalten, wird es schnell unübersichtlich. Es hilft, die Ordnerstruktur zu vereinfachen. Also statt vieler Ordner nur drei bis vier, zum Beispiel: Zu erledigen, Zu Lesen, Rechnungen.
  • Feste Zeitpunkte zum E-Mail-Checken: „Ein Mal pro Woche!“, so oft checke er seine Mail, behauptet der Autor und Unternehmer Timothy Ferriss in seinem Buch „Die 4-Stunden-Woche“. Für die meisten von uns wird das schwer, vielleicht wollen wir das auch gar nicht.
    Feste Zeitpunkte lassen sich aber tatsächlich einrichten, zum Beispiel morgens oder kurz vor der Mittagspause.
  • Ein Account für alle E-Mail-Adressen: Statt alle Accounts einzeln abzurufen, kann man auch alle E-Mails in einem Account zusammenlaufen lassen. Das verringert die Komplexität enorm. Wichtig ist allerdings, dass man nach wie vor mit unterschiedlichen Adressen antworten kann. Wie das geht, können Sie sich in diesem Video anschauen.
  • Sofort bearbeiten, ordnen oder weiterleiten: Thomas Mangold empfiehlt auf seinem Blog selbst-management.biz, jede E-Mail folgendermaßen zu bearbeiten:
    Was sich in zwei Minuten bearbeiten lässt, wird sofort erledigt. Zu den zwei Minuten gehören auch das Lesen und Bearbeiten.
    Was weniger als fünf Minuten dauert, kommt in den „Später erledigen“-Ordner.
    Alles, was länger dauert, wird an Evernote/OneNote weitergeleitet und kommt dort auf die „To-do-Liste“.

Diese Tools und Anwendungen helfen dabei, sich nicht von seinem E-Mail-Postfach zu viel Lebenszeit stehlen zu lassen und wieder souveräner Herrscher über die E-Mail-Kommunikation zu werden. Eine gelassenere Haltung kann allerdings auch helfen. Eine Kollegin sagte mir mal: „Solange die Suchfunktion funktioniert und alles gefunden wird, komme ich auch mit meinem vollen Postfach gut zurecht!“

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