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Stift, Schere und Papier dürfen in keiner Büroausstattung fehlen, egal ob im Homeoffice oder im Großraumbüro. Selbst an typischen Bildschirmarbeitsplätzen werden gelegentlich Block und Stift gezückt. Ob für den Drucker, den Kopierer oder den Schriftverkehr mit Kunden und Ämtern – die Ära des Papiers und des Office Supplys ist noch nicht am Ende. Aber welche Materialien braucht es tatsächlich und auf was lässt sich verzichten?

Es hängt in erster Linie vom Unternehmen ab, welche Büroartikel und Werbematerialien gebraucht werden. Vielerorts versuchen vor allem junge Start-ups und Internetfirmen das papierlose Büro durchzusetzen.

Das schont sowohl die Umwelt als auch das Budget, aber wie praktikabel ist das wirklich? Im Unternehmensalltag ist der Einsatz von Papier zwar zurückgegangen, völlig frei davon können sich aber die wenigsten Firmen machen.

Auf gedruckte Memos und Aushänge verzichten immer mehr Firmen. An ihre Stelle sind längst interne Verteilermails und Kurznachrichten über Messenger wie Skype getreten. Das schont Ressourcen und stellt weitestgehend sicher, dass alle Mitarbeiter die gleichen Informationen erhalten. Schließlich checkt jeder mehrmals täglich sein digitales Postfach.

Im Zeitalter der Digitalisierung werden trotzdem noch immer Rechnungen per Brief geschickt, das Finanzamt will das eine oder andere Dokument in Papierform und klassische Werbematerialien wie Broschüren wollen noch immer visuell und haptisch wahrgenommen werden. Das Zeitalter des Papiernen Bürobedarfs ist also noch lange nicht zu Ende. Ein bewusster Umgang mit Bürobedarf sollte firmenintern dennoch gepflegt werden.

Das braucht es wirklich

Essentielle Artikel aus dem Bürobedarf, die sich in so ziemlich jedem Büro wiederfinden sind:

  • Druckerpapier
  • Notizblock/Haftnotizen
  • Schreibutensilien (Kugelschreiber, Marker, etc.)
  • Klebefilm
  • Büroklammern
  • Locher
  • Aktenordner

Hinzu kommen branchenspezifische Papiersachen. Bei einem Versandhändler sind das zum Beispiel Verpackungsmaterialien, Versandtaschen und Paketklebeband. Handwerksbetriebe tragen die Kundenaufträge zum Teil noch immer in Formularbücher ein, um sie an die Werkstatt weiterzugeben. Auch das gehört zu Büromaterialien aus Papier.

Praktische Werbematerialien

Darüber hinaus können Werbemittel wie Visitenkarten, Broschüren und Präsentationsmappen hinzukommen. Bei Cewe Print lässt sich diese Art von Werbemittel beispielsweise mit Firmenlogo und entsprechend der eigenen Corporate Identity entwerfen und ordern. Hochwertige Druckqualität und ein zuvorkommender Kundenservice runden das Angebot der Onlinedruckerei ab. Andere Produkte, wie etwa Haftnotizen und Kugelschreiber, können sowohl als interne Büromittel Verwendung finden, als auch als Werbemittel an Kunden und auf Messen verteilt werden. Man schlägt praktisch zwei Fliegen mit einer Klappe.

Der Kugelschreiber ist unter den Werbemitteln nach wie vor der beliebteste Artikel. Natürlich ist die Gefahr groß, dass Kuli und Co. In der Menge der Werbeprodukte der verschiedensten Unternehmen einfach in der Schublade oder der Handtasche verschwinden, das muss aber nicht sein. Einfache Mittel können einen positiven Erinnerungswert und nachhaltige Wirksamkeit haben. Bei Werbemitteln gilt es darauf zu achten, dass sie nützlich, funktional, qualitativ hochwertig und relevant für die Zielgruppe sind und eine Verbindung zum Unternehmen – meist durch das Corporate Design – herstellen.

Was viele bereits wissen dürften, an dieser Stelle dennoch nicht unerwähnt bleiben sollte: Sämtlicher Bürobedarf kann bei der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Das gilt für Notizblöcke genauso wie für Schreibmaterialien und Prospekte.