Im privaten Bereich ist es schon nicht immer einfach mit den richtigen Fristen. Wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden, wann können alte Versicherungsunterlagen weg und was ist eigentlich mit dem Steuerbescheid? Im geschäftlichen Umfeld wird es jedoch noch komplizierter. Hier regelt der Gesetzgeber mitunter, wie lange Akten und Geschäftspapiere aufbewahrt werden müssen. Und selbst, wenn die Frist abgelaufen ist, bedeutet das nicht, dass alles vernichtet werden kann. Wir haben uns mit dem Thema einmal genauer beschäftigt.

Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente

Vermutlich wäre es einfach, wenn alle geschäftlichen Unterlagen eine feste Frist besäßen, die im besten Fall auch noch gleich berechnet wäre. Das ist leider nicht so, wie dieses Beispiel zeigt:

  • An-/Ummeldungen der Krankenkassen: 6 Jahre
  • Bankbelege: 10 Jahre
  • Betriebskostenabrechnungen: 10 Jahre
  • Geschäftsbriefe: 6 Jahre
  • Patientenakten: 30 Jahre

Die 10jährige Aufbewahrungsfrist für Buchhaltungsbelege ergibt sich laut hk24.de demnach aus § 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG. Geschäftsinhabern kann deshalb nur geraten werden, sich vorab mit der jeweiligen Kammer auseinanderzusetzen und nachzufragen, wenn Zweifel bestehen. Da die Dokumente sauber vernichtet werden müssen, können sie im Notfall nicht mehr wiederhergestellt werden.

Kleinunternehmer brauchen die Fristen nicht so streng sehen. Die Geschäftsdokumente aus dem Bereich Buchhaltung müssen überwiegend von Unternehmen langfristig aufbewahrt werden, die zur Führung von Büchern und der doppelten Buchführung verpflichtet sind. Dies ist ab einer Gewinngrenze von jährlich 50.000 Euro der Fall.

Privatleute und Freiberufler können sich an abgemilderte Fristen halten. Dennoch gilt auch hier, dass eine langjährige Aufbewahrung im Ernstfall stets vorzuziehen ist. Verträge, Steuerbescheide, Voranmeldungen oder auch behördliche Schreiben sollten möglichst über einen Zeitraum von zehn Jahren abgelegt werden. Dasselbe gilt für Bankunterlagen wie Kontoauszüge oder Zahlungsbelege.

Aktenvernichtung – was muss dabei beachtet werden?

Ist die Zeit der Aufbewahrung abgelaufen, dürfen die Akten und Unterlagen mitnichten einfach in den Papiermüll gegeben werden. Dies gilt insbesondere bei Schriftstücken, die Daten Dritter miteinbeziehen. Wer einzig seine eigenen Kontoauszüge entsorgen will, kann dies – auf eigenes Risiko – natürlich über die Papiertonne erledigen. Patienten-, Kunden- oder Mandantenakten, Geschäftsverträge, Versicherungsdokumente, Kreditbewilligungen und Steuerunterlagen hingegen sollten grundsätzlich vorab unkenntlich gemacht werden. Hierzu gibt es zwei Varianten:

  • der eigene Schredder
  • Beauftragung eines Unternehmens

Für kleine Betriebe, in denen nicht viel Papier anfällt, genügt der kleine Reißwolf. Die Geräte sind im Bürobedarf für einen geringen Betrag erhältlich und erledigen die Aktenvernichtung recht zuverlässig. Durch das Zerschneiden der eingelegten Blätter ist es nur noch schwer möglich, Daten aus den Papierstreifen zu entnehmen. Jedoch laufen sehr günstige Geräte heiß und können nur wenige Blätter auf einmal vernichten. Daher eignen sie sich ausschließlich für kleine Büros.

Eine weitere Option, die jedoch mit mehr Kosten verbunden ist, ist die Beauftragung einer professionellen Aktenvernichtung. Die Unternehmen holen die Akten und Geschäftsunterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist ab und vernichten sie zuverlässig. Wer die Dienste in Anspruch nimmt, erhält eine Versicherung, dass die Unterlagen tatsächlich ordnungsgemäß vernichtet wurden. Für Großbetriebe, Kanzleien oder Arztpraxen mit zahlreichen Unterlagen ist diese Vorgehensweise unbedingt zu empfehlen.

Jedoch dürfen nicht alle Unterlagen vernichtet werden. Gerade in Kanzleien kommt es vor, dass die Akten noch Stammbücher, Geburts- oder Todesurkunden, vollstreckbare Urteile oder weitere Titel enthalten. Vor der Entsorgung müssen die Akten daher durchgesehen werden und die Unterlagen dem Mandanten überreicht werden.

Tipp: Dieser Vorgang sollte spätestens dann erfolgen, wenn die Akte abgelegt, also der Fall vollständig abgeschlossen und abgerechnet ist. Auf diese Weise geht der Gefahrenübergang zur Aufbewahrung von Titeln auf den Mandanten über. Vor der endgültigen Vernichtung genügt es nun, sich die Akte noch einmal genauer anzusehen.

Aktenvernichter-Kauf – diese Aspekte sind wichtig

Ob großes oder kleines Büro – ein Aktenvernichter sollte stets vorhanden sein. In großen Betrieben dient er zwar nicht der alleinigen Aktenvernichtung, doch gibt es immer Unterlagen, die nicht in den gewöhnlichen Papiermüll gehören. Doch gilt es, einen guten Aktenvernichter auszusuchen. Grundsätzlich stehen laut www.aktenvernichter.org mehrere Aspekte der Kaufentscheidung voran:

  • Fassungsvermögen,
  • Geschwindigkeit,
  • Arbeitsschutz,
  • Lautstärke.

Das Fassungsvermögen hängt unmittelbar mit der Geschwindigkeit zusammen. Hier heißt es, dass zuerst einmal die täglich vermutlich zu vernichtenden Seiten geschätzt werden müssen. Bei Mengen ab 20 Blättern sollte der Aktenvernichter bereits mehrere Blätter problemlos in einem Zug vernichten können. Fasst der Schredder gerade einmal drei Blätter und benötigt für jeden Vorgang eine Minute, vergeht nur unnötig Zeit. Zudem ist auf die Betriebszeit zu achten. Schredder erhitzen sich während des Prozesses und schalten sich ab, wenn sie zu heiß werden. Das verzögert die Vernichtung wiederum. Die Dauerbetriebszeit sollte daher ausreichend bemessen sein.

Für ein Home-Office oder kleine Büros, in denen wöchentlich unter 50 Seiten Papiermüll anfallen, genügend kostengünstige Kleinmodelle. Diese Geräte sind jedoch laut und können nur wenige Blätter auf einmal vernichten. Mittelpreisige Geräte eignen sich hingegen schon für eine größere Firma.

Tipp: Der Schredder sollte nicht allein Papier vernichten. Auch Heftklammern, CDs und Pappe müssen die Messer schaffen.

Sehr wichtig ist die Arbeitssicherheit. Der Einzug muss so beschaffen sein, dass Körperteile nicht in den Schredder geraten können. Gute Geräte besitzen zudem einen Schutz, der verhindert, dass ein Schal eingezogen werden kann. Unternehmer sollten dennoch die Mitarbeiter im Umgang mit dem Aktenvernichter schulen und darauf hinweisen, dass lockere Kleidung, Halstücher, Krawatten und Schals stets eine Gefährdung darstellen.

Jedes Büro benötigt einen Aktenvernichter

Eine Rechnung ist falsch, ein Geschäftsbrief muss ein weiteres Mal ausgedruckt werden – wer mehr als zwei oder drei Briefe am Tag schreibt, sollte sich unbedingt einen günstigen Aktenvernichter zulegen. Auch im privaten Rahmen macht es Sinn, persönliche Dokumente vor der Entsorgung zu schreddern. Größere Unternehmen, Arztpraxen oder Kanzleien hingegen können nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist spezielle Dienstleister für die Aktenvernichtung in Anspruch nehmen. Diese holen größere Papiermengen ab und stellen sicher, dass die Geschäftsunterlagen korrekt und im Sinne des Gesetzgebers und Datenschutzes vernichtet werden.