Büromaterial ist teuer. Auch in Zeiten, in denen der Computer zu einem unersetzbaren Bestandteil des Arbeitsalltags geworden ist und sich damit oft die Mengen an gedrucktem Papier reduzieren, müssen Studenten, Freiberufler und Selbständige einiges an Geld für ihren Bürobedarf aufwenden.

Dabei besteht zumindest die Möglichkeit, Kosten für Arbeits- und Studienmittel von der Steuer abzusetzen. Nicht immer wird sie allerdings vollends ausgeschöpft. Vor allem Studenten und noch junge Unternehme oder Selbständige verpassen so manche Gelegenheit, sich in Büromaterial investiertes Geld vom Finanzamt zurückzuholen. Ein schlechtes Gewissen ist in diesem Zusammenhang überflüssig. Schließlich sollen Studenten und Berufstätige durch steuerliche Absatzmöglichkeiten gezielt entlastet werden und gerade wer am Beginn einer freiberuflichen oder selbständigen Tätigkeit steht, ist oft auf jede Möglichkeit angewiesen, Geld zu sparen. Im Folgenden möchten wir genauer aufzeigen, wie sich Büromaterial von der Steuer absetzen lässt und was dabei zu beachten ist.

In welchen Fällen ist Büromaterial von der Steuer absetzbar?

Grundsätzlich lässt sich viel mehr von der Steuer absetzen, als so mancher Unternehmensgründer und Student vermutet. Denn eigentlich kann jeder beliebige Gegenstand steuerlich absetzbar sein, sobald er für die Erledigung der Arbeit (oder das Studium) verwendet wird. Das hat vor allem heutzutage oft kaum noch etwas mit dem Ort zu tun, an dem er verwendet wird. Schließlich beschränkt sich bei immer weniger Menschen die berufliche Tätigkeit auf ein Büro.

Die gesetzliche Grundlage für die steuerliche Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln in Form von Werbungskosten ist § 9 EStG.. Unter Absatz 6 werden hier explizit „Aufwendungen für Arbeitsmittel, zum Beispiel für Werkzeuge und typische Berufskleidung“ genannt.

Doch was sind nun eigentlich Arbeitsmittel?

Typische Beispiele dafür sind:

  • Technische Geräte wie PC, Notebook oder auch ein Tablet
  • Fachliteratur
  • Stift, Papier, Aktenordner
  • Fachliteratur
  • Software, die fürs Studium benötigt wird
  • Laptoptaschen.

Je nachdem, welcher Beruf ausgeübt wird, können sehr unterschiedliche Gegenstände als Arbeitsmittel gelten. Dabei muss es sich nicht um typisches Büromaterial wie eben Stifte oder einen Laptop handeln. Wer als Trainer für spezielle Sportarten tätig ist, kann auch die Ausrüstung absetzen, die er dafür benötigt. Dazu gehören zum Beispiel spezielle Sportkleidung oder auch angeschaffte Sportgeräte. Ob er diese hin und wieder auch privat trägt, ist in vielen Fällen unerheblich. Daneben sind natürlich Kosten für Telefon und Internet absetzbar, insofern beides in erster Linie für die eigene Arbeit bzw. das Studium benötigt wird.

Oft vergessen werden auch Einrichtungsgegenstände. Sobald ein Regal vor allem dazu verwendet wird, um Fachliteratur aufzubewahren, können auch die Kosten dafür als Werbungskosten geltend gemacht werden. Dabei spielt es übrigens keine Rolle, ob sich diese Einrichtungsgegenstände oder auch beispielsweise ein Computer in einem Arbeitszimmer befinden oder früher privaten Zwecken dienten. Wichtig ist nur, dass sie in erster Linie für die Arbeit verwendet werden, genauer gesagt zu 90 Prozent. Zweifelt der Gesetzgeber dies an, lässt sich häufig zumindest eine Berücksichtigung zu 50 Prozent vereinbaren. Daneben lassen sich Kosten für die Wartung und Reparatur von Gegenständen für die Arbeit bei der Steuer angeben.

Damit lohnt es sich durchaus, einmal eine Liste der Gegenstände anzufertigen, die in Zusammenhang mit der Ausübung der eigenen beruflichen Tätigkeit oder des Studiums verwendet werden. Wichtig ist natürlich in jedem Fall, dass auch ein entsprechender Nachweis für den Kauf des betreffenden Gegenstands vorhanden ist. Gerade Freiberufler vergessen anfangs oft, sich einen solchen geben zu lassen. Dabei lässt sich dadurch am Ende des Jahres oft einiges an Geld sparen.

Regelungen für Büromaterial in Bezug auf die Steuer

Die Möglichkeiten, Werbungskosten geltend zu machen, sind also zahlreich. Allerdings gelten in diesem Zusammenhang noch ein paar Regelungen, die es zu beachten gilt.
Umgehend und in voller Höhe absetzen lässt sich Büromaterial, solange die Kosten dafür die Summe von 410 Euro nicht überschreiten – die Umsatzsteuer nicht eingerechnet. Das ist bei Stiften oder einer Aktentasche kein großes Problem. Ein neues Notebook allerdings wird im Zweifelsfall teurer sein. In diesem Fall können die Arbeitskosten über mehrere Jahre hinweg abgeschrieben werden. Das betrifft nicht nur technische Geräte, sondern beispielsweise auch ein teures Instrument für einen Musiklehrer.

Zu beachten ist außerdem, dass Drucker oder Scanner nicht eigenständig abgesetzt werden können. Stattdessen müssen die Kosten für solche Peripheriegeräte mit denen für den Computer zusammengerechnet werden. Anders verhält es sich mit modernen All-in-one-Geräten, die zum Beispiel Drucker, Scanner und Fax vereinen.

Kaum Kosten für Arbeitsmittel?

Auch dies ist je nach Tätigkeit durchaus vorstellbar. Dann muss jedoch nicht vollständig auf die steuerliche Absetzbarkeit verzichtet werden. Stattdessen besteht laut focus.de die Möglichkeit, eine Pauschale von 110 Euro in der Anlage N der Steuererklärung einzusetzen – in der Regel, ohne dass irgendwelche Nachweise gefordert sind. Das gilt unabhängig davon, ob tatsächlich entsprechende Ausgaben notwendig waren. Davon profitieren nicht zuletzt all jene, die vergessen haben, sich Quittungen geben zu lassen, oder diese bei der Steuererklärung nicht mehr wiederfinden.  Arbeitnehmer, die ihren privaten Drucker von der Steuer absetzen wollen, müssen laut dem Artikel eine schriftliche Bestätigung des Arbeitgebers vorlegen können, dass der heimische Drucker für berufliche Zwecke verwendet wird. Weiter gibt der Tonerspezialist an, dass Toner auch ohne Bestätigung des Arbeitgebers in der Steuererklärung angegeben werden können, insofern die berufliche Nutzung dokumentiert ist.

Übrigens: Es gibt noch mehr Pauschalen, die vom Gesetzgeber berücksichtigt werden, zum Beispiel die bekannte Pendlerpauschale. Damit kann es im Einzelfall sogar gar nicht notwendig sein, Nachweise für entsprechende Ausgaben aufzubewahren.

Informieren lohnt sich

Vor allem Freiberufler und Selbständige kommen um einen Steuerberater kaum herum. Aber auch dann ist es hilfreich, sich selbst einmal eingehend damit auseinanderzusetzen, welche Kosten bei der Steuer geltend gemacht werden. Andernfalls besteht das Risiko, dass man am Ende des Jahres notwendige Quittungen nicht besitzt, mit denen sich Geld sparen lässt.
Möglichkeiten, Arbeitsmittel abzusetzen, gibt es in jedem Fall einige. Dabei spielt es entgegen verbreiteter Meinungen meist keine Rolle, wo diese Arbeitsmittel verwendet werden. Wichtig ist nur, dass sie in erster Linie für die berufliche Tätigkeit benutzt werden – und das kann sehr viel betreffen.

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