Hand aufs Herz: Wie viel Zeit brauchen Sie dafür, Ihre To-Do-Liste zu schreiben und aktuell zu halten? Manchmal länger, als die ein oder andere Aufgabe zu erledigen? Willkommen im Club! Wie wäre es, wenn Sie Ihre Listen radikal vereinfachen?

Die meisten von uns haben so viel und so unterschiedliche Dinge zu tun, dass wir uns unsere Aufgaben natürlich aufschreiben müssen. Meistens werden die Listen so lang und unübersichtlich, dass es auch nicht einfacher wird, den Überblick zu behalten.

Im Folgenden finden Sie ein paar einfache Tipps, wie sich To-Do-Listen besser anlegen und nutzen lassen:

Die 3-Punkte-To-Do-Liste*:

Statt endloser Listen schreiben Sie jeden Tag nur drei Punkte auf Ihre Liste. Dafür setzen Sie sich jeden Morgen oder auch am Abend vorher hin und identifizieren die drei Punkte, die Sie an einem Tag wirklich bearbeiten möchten (oder müssen).

Meine 3-Punkte-To-Do-Liste für Freitag sieht so aus:

  1. Konzeption Workshop Brigitte Job-Symposium.
  2. Vorbereitung TWINcamp
  3. Interviewfragen für die DMW beantworten

Jede Aufgabe erfordert Konzentration und Zeit, daher plane ich dafür morgens ein bis zwei Aufgaben ein und für den Nachmittag eine.

Natürlich fallen tagsüber weitere kleinere Aufgaben wie Social Media-Posts, ein bis zwei Hangouts oder Telefonate, eine Rechnung (Yeah!) und ein bisschen Buchhaltung (Arrgh!) an. Priorität haben die 3 Punkte. Alles andere ist ein Bonus.

Es gibt aber noch weitere Vorteile der 3-Punkte-Liste:

  • Kein Gefühl von Überforderung mehr: Drei Aufgaben lassen sich leicht an einem Tag erledigen. Man hat nicht mehr das Gefühl, von der schieren Masse an Aufgaben „erschlagen“ zu werden.
  • Fokussierung: Drei Punkte auszuwählen, zwingt einen zur Fokussierung. Stellen Sie sich dazu die Frage: Was ist heute wichtig?
  • Klar definiertes Ende: Wenn die drei Aufgaben erledigt sind, hat man alles geschafft. Was für ein fantastisches Gefühl!

*Auf die Idee der 3-Punkte-To-Do-Liste bin ich über das Blog BecomingMinimalist und den Hinweis auf Melissa Camara Wilkins gestoßen. Danke für die Anregung!

Die 1-3-5-Regel**:

In eine ähnliche Richtung zielt die 1-3-5-Regel. Hierbei teilt man die To-Do-Liste für den Tag in

  • 1 große, wichtige Aufgabe,
  • 3 kleinere, weniger wichtige Aufgaben und
  • 5 kleine Aufgaben ein.

Natürlich kann man diese Regel auch immer etwas verändern. Wer zum Beispiel ein langes Meeting hat oder zu einer Messe muss, wird kaum Zeit für alle Aufgaben finden. Auch hier ist das wichtige, die eine große, wichtige Aufgabe für den Tag zu definieren und dieser die höchste Priorität einzuräumen.

**Beschrieben ist die Regel hier. Die Autoren stellen auch ein schönes Template (in englisch) zur Verfügung.

Buch-statt-Zettel:

Bevor wir gleich zu den Online-Lösungen kommen, hier noch eine Idee, die auch ganz charmant ist. Ein „Buch-statt-Zettel“ sorgt nämlich dafür, dass man seine Aufgaben immer an einem Ort sammelt, statt diese auf Zettel zu schreiben – die dann ja schon mal eine Tendenz zum Verschwinden haben.

Dafür legen Sie sich einfach ein schönes Buch an, in das Sie alle Ihre Aufgaben schreiben. Immer, wenn eine Aufgabe erledigt ist, streichen Sie diese durch. Wenn eine Seite vollgeschrieben ist, übertragen Sie die nicht erledigten Aufgaben auf die nächste Seite. Durch verschiedene Farben lassen sich auch Prioritäten anzeigen.

Geht das auch digital?

Natürlich! Sie haben es vielleicht schon gemerkt: Ich bin jemand, der sehr gern mit Papier arbeitet und es liebt, erledigte Aufgaben schwungvoll durchzustreichen. Besonders praktisch ist das nicht, da natürlich nicht mehrere Personen darauf zugreifen können und auch keine Synchronisation zwischen digitalen Geräten (wie auch?) stattfindet.

Virtuelle To-Do-Listen

Also habe ich mal recherchiert und bin auf ein paar Online-Tools gestoßen, die als virtuelle Listen funktionieren. Viele Menschen arbeiten gern und erfolgreich damit, also lassen Sie sich gern anregen:

TeuxDeux:

TeuxDeux ist ein digitaler Tages- beziehungsweise Wochenplaner. Auch wiederkehrende Termine lassen sich eintragen. Die App ist bewusst schlicht gehalten und lässt sich via Desktop und App (nur iOS) verwenden. Wer kein iOS-Betriebssystem verwendet, kann stattdessen gut mit Wunderlist arbeiten.

Wunderlist:

Bei Wunderlist lassen sich wunderbar Listen anlegen, die von mehreren Personen angesehen und bearbeitet werden können. Es läuft auf gängigen Betriebssystemen, auf PC genauso wie auf Smartphones wie Tablets, und gehört mittlerweile zu Microsoft.

Mit diesen beiden Tools haben Sie zumindest schon einmal für die gängigen Systeme die entsprechende Auswahl. Natürlich finden sich aber auch andere Lösungen:

Aufgaben bei MS Outlook und Thunderbird

Auch in den gängigen Mailprogrammen wie MS Outlook und Thunderbird lassen sich To-Do-Listen anlegen. Besonders praktisch, da man diese ja entweder den gesamten Tag geöffnet hat oder zumindest regelmäßig reinschaut.