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„Ich setz Sie mal CC“: 10 E-Mail-Typen, die uns in den Wahnsinn treiben

E-mails. Bild: jock+scott/photocase.com

E-mails. Bild: jock+scott/photocase.com

Kennen Sie auch diese E-Mail-Typen, die den Griff zum Telefonhörer scheuen? Ihnen verdanken wir, dass im Jahr 2016 weltweit etwa 215,3 Milliarden Geschäfts-Mails pro Tag verschickt und empfangen werden. (Quelle: Schätzung The Radicati Group) Und unseriösen Schätzungen zufolge geht jede E-Mail auch noch an mindestens fünf weitere Kollegen in CC. Also, jede E-Mail kriegt fünf Junge. Von den Antworten ganz zu schweigen. Karriereletter hat die Verursacher der E-Mail-Flut identifiziert.

Hier sind 10 E-Mail-Typen:

1. Der CC-Junkie

Absichern-absichern-absichern. Je mehr Leute cc, desto besser. Am besten aus jeder Abteilung einer. Irgendwer von denen könnte ja im Entferntesten mit der Sache zu tun haben. Notfalls kommt auch noch Mutti in den Verteiler. Kann nachher niemand behaupten, er hätte von der Sache nichts gewusst. Leider geht diese Strategie oft nach hinten los, denn es fühlt sich keiner der Angesprochenen zuständig. Sollen mal die anderen machen…

(Die IT treibt dieser Typ Mitarbeiter übrigens in den Wahnsinn. Denn er hortet seine gesendeten E-Mails seit Anbeginn der Zeitrechnung. Sein Postfach sprengt jede Dimension, aber er lässt da keinen ran. Könnte ja mal wichtig sein. Absichern und so. Der CC-Junkie hat unzählige Bäume auf dem Gewissen, denn er druckt alle E-Mails aus, um sie abzuheften. Immer.)

2. Der Kontrollfreak

Hat chronische Angst, etwas zu verpassen und besteht daher darauf, überall in Kopie genommen zu werden. Und wehe, wenn nicht. Dann heißt es: „Warum erfahre ich nichts davon?“ Ist er hingegen CC: „Warum erfahre ich das erst JETZT?“ Man kann es ihm einfach nicht recht machen.

3. Der Pragmatiker

Wehrt sich gegen den CC-Wahn: Setzt nur in Kopie, wenn absolut nötig. Lässt alle an ihn gerichteten CC-Mails automatisch in einen Extra-Ordner laufen, den er am Monatsende löscht. War ja eh nur „zur Kenntnisnahme“. Wer wirklich was will, wird schon anrufen.

4. Der Erpresser

Packt grundsätzlich die Vorgesetzten des Empfängers in CC: bisschen Druck machen, damit die Aufgabe auch wirklich erledigt wird. Besonders gern wird diese Methode bei Kritik eingesetzt. Denn Petzen hat schon im Kindergarten super funktioniert.

5. Der Delegierer

Schiebt ’ne ruhige Kugel im Büro dank dem folgenden Textbaustein: „Ich bin leider nicht zuständig. Frau Meier, die ich direkt mal CC setze, hilft Ihnen gern weiter. @Frau Meier: Ihre Baustelle!“

6. Der Adressverteiler

Datenschutz ist ihm Wurscht und von der BCC-Funktion hat er noch nie gehört. Schickt seine Serienmails gern per Outlook an einen offen lesbaren E-Mail-Verteiler von 100 Leuten. Wundert sich, dass die Empfänger „not amused“ reagieren.

7. Das Ego

Sieht es als persönliche Beleidigung an, nur in CC zu sein. Fühlt sich deshalb stets angesprochen. Und antwortet hartnäckig auf sämtliche Mails. An den gesamten Verteiler natürlich. Unterstreicht damit seine Wichtigkeit und Unersetzlichkeit.

8. Der Traditionalist

Schreibt oben die Postadresse des E-Mail-Empfängers rein (warum, wird wohl sein ewiges Briefgeheimnis bleiben) und benutzt eine Briefpapiervorlage. In dunkellila mit orangefarbener Schrift. Endet seine Mails mit „Hochachtungsvoll verbleibe ich, Ihr geschätzter X.“ Leider sterben die Traditionalisten langsam aus. Wir werden sie vermissen.

9. Der Wichtigtuer

Hat das rote Ausrufezeichen als Grundeinstellung für alle ausgehenden Mails aktiviert. (Ja, das geht.) Denn was von ihm kommt, ist immer wichtig!!!

10. Der Anstifter

Scheut den Griff zum Telefonhörer wie der Teufel das Weihwasser. Organisiert alles – selbst die Mittagspause – per E-Mail und löst damit Kettenreaktionen aus. Ungefähr so:

  • Anstifter an 22 Empfänger: „Kommt jemand mit in die Kantine?“
  • Irgendwer an 22 Empfänger: „Was gibt’s denn heute?“
  • Irgendwer an 36 Empfänger: „Hey Finanzen, wollt Ihr auch mit?“
  • Irgendwer an 36 Empfänger: „ Klopse.“
  • Irgendwer an 36 Empfänger: „Weiß nicht genau.“
  • Irgendwer an 36 Empfänger: „Heute ist Mittwoch, oder?“
  • Finanzen an 45 Empfänger: „Jau, wir kommen mit. Was ist mit Euch, Personal?“
  • Irgendwer an 45 Empfänger: „Keine Ahnung. Der Kantinenplan steht doch im Intranet: www.unser-intranet.de/services/kantine/speiseplan“
  • Irgendwer an 45 Empfänger: „Mittwoch ist immer Schnitzeltag.“
  • Irgendwer an 45 Empfänger: „Bin dabei.“
  • Irgendwer an 45 Empfänger: „Ich sehe gerade: Heute gibt’s auch Brownies, yippiiiiiiiiiiieeeeeee!!!!“
  • Irgendwer an 45 Empfänger: „Ich kann leider nicht, wäre aber gerne mitgekommen.“
  • Irgendwer an 63 Empfänger: „Komme mit. Frage gleich mal bei mir auf der Etage, wer noch mit will.“
  • Irgendwer an 63 Empfänger: „So wird das aber nix mit Abnehmen.“
  • Irgendwer an 63 Empfänger: „Mittwochs kann ich nie.“
  • Irgendwer an 63 Empfänger inklusive Stefan: „Sollen wir uns nicht lieber ne Currywurst holen, Stefan?“
  • Irgendwer an 63 Empfänger: „Huhu, von uns kommen auch noch drei Leute mit. Haltet uns nen Platz frei, bitte!“
  • Stefan an 66 Empfänger: „Passt schon.“
  • Irgendwer an 66 Empfänger: „Ich muss mal eben zur Bank. Sorry, Leute.
  •  Irgendwer an 66 Empfänger inklusive Stefan: „Wie, passt schon? Currywurst oder Schnitzel?“
  • Irgendwer an 66 Empfänger: „Ich dachte, es gibt Klopse? “
  • Irgendwer an 81 Empfänger: „Ich komm auch mit zur Wurstbude. Noch jemand?“
  • Irgendwer an 81 Empfänger: „Könntet Ihr mich BITTE mal aus dem Verteiler nehmen??? Ich bin Veganer.“
  •  …20 Minuten später…
  • Irgendwer an 81 Empfänger: „Seid Ihr schon los?“

Tipps zum Umgang mit E-Mails:

  1. Prüfen Sie, ob es wirklich eine E-Mail sein muss. Oft reicht ein kurzes Telefonat. Bei internen Anliegen geht man lieber mal den Flur runter ins Büro der Kollegen. Jeder Gang macht schlank – und die Kollegen freuen sich. Mitunter erfährt man nebenbei noch etwas Wichtiges. Bedenken Sie auch, dass fast jede Ihrer E-Mails Antwortmails (oder gar eine Kettenreaktion) auslösen wird.
  2. Suchen Sie die Empfänger mit Bedacht aus. Als Faustregel gilt: so wenige Empfänger wie möglich.
  3. Datenschutz: Denken Sie daran, dass unverschlüsselte E-Mails theoretisch frei einsehbar sind – ähnlich einer Postkarte. Vertrauliche Informationen sollten verschlüsselt übertragen werden.
  4. Wählen Sie eine eindeutige Betreffzeile. „Übrigens“, „Diverses“, „Nachfrage“ sind sehr allgemein und geben dem Empfänger keine Chance, schnell zu erkennen, wie wichtig und dringend Ihre E-Mail ist.
  5. Fassen Sie sich kurz.
  6. Bleiben Sie trotzdem höflich. Wer zu kurz angebunden ist, wirkt schnell herrisch. Denken Sie daran, dass im schriftlichen Verkehr Interpretationshilfen wie Stimmlautstärke oder Intonation fehlen. Aus dem gleichen Grund sollte man in E-Mails auf Ironie verzichten.
  7. Keine Textwüsten! Erwiesenermaßen kann man Texte mit vielen Absätzen online besser lesen. Fügen Sie also spätestens alle 2-3 Sätze einen Absatz ein.
  8. Verwenden Sie eine Signatur mit Telefonnummer. So kann der Empfänger bei Rückfragen schnell reagieren.
  9. Große Anhänge verstopfen die Postfächer. Soweit möglich senden Sie lieber einen Download-Link.
  10. Bei der Antwort auf eine E-Mail gilt wieder Punkt 1.

Dieser Text erschien zuerst in kürzerer Form auf Lydia Krügers Blog Büronymus (www.bueronymus.de).

PS:

Von Leserin Janina Matthiesen kam via Facebook noch ein Vorschlag für einen E-Mail-Typen hinzu, den wir euch nicht vorenthalten wollen:

11. Die Laberbacke

Schreibt unstrukturierte, unsortierte und vor allem laaaaaaaange Mails (mindestens 700 Wörter) ohne Kernaussage, roten Faden oder konkrete Handlungsaufforderung. Der Empfänger sitzt dann zwecks Dechiffrierung zwanzig Minuten, sich die Schläfen massierend, vor dem Bildschirm und fragt sich, ob das jetzt was Wichtiges war oder nicht, ob eine Antwort erwartet wird oder ob er jetzt was – und wenn, was genau – machen soll.

Linktipps:

  1. Noch besser ist die Kombi aus 2 (Kontrollfreak) und fortdauernden erbittertsten Beschwerden, daß man mit Emails!!! belästigt wird.

    Bonus: Alles immer möglichst negativ auslegen, selbst wenn man dazu den Inhalt erhaltener Emails völlig verdrehen und verstümmeln muß, daraus ewige Korrspondezen entwickeln, sich jeder Klärung auf’s hartnäckigste widersetzen. Zwischendurch wieder Kontrollfreak und Beschwerden über zu viele Emails.

    Auch schön: Alle daraus resultierenden Kommunikationsprobleme auf das Medium Email schieben. Aber selbige Kommunikationsprobleme im mündlichen Austausch replizieren. Nur schlimmer.

    Das Glücksgefühl, sich aus bestimmten Organisationen zu verabschieden!

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